MẸO ĐỂ TỔ CHỨC MỘT BUỔI GẶP GỠ KINH DOANH THÀNH CÔNG
1. Lập Kế Hoạch Chiến Lược
Bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện ít nhất tám tuần trước khi nó diễn ra. Khoảng thời gian này sẽ cho phép bạn mời được đa dạng khách mời tham dự, đảm bảo sự kết hợp phù hợp của các chuyên gia tham dự. Bạn cũng có thể khuyến khích những người tham dự đóng góp giải thưởng dưới dạng phiếu giải thưởng ngay khi vừa vào cửa để thu hút người tham gia.
2. Lựa Chọn Địa Điểm Tối Ưu
Nếu không gian văn phòng hoặc tòa nhà của bạn đủ lớn, hãy xem xét tổ chức buổi gặp gỡ tại nơi làm việc của bạn. Điều này sẽ giúp tạo sự nhận diện về không gian làm việc, cũng như tạo môi trường thoải mái và gần gũi cho việc giao lưu. Đảm bảo rằng địa điểm bạn chọn dễ tìm và có đủ chỗ đỗ xe cho khách tham dự.
3. Trưng Bày Sản Phẩm và Dịch Vụ
Chỉ định các khu vực cụ thể được đánh dấu bằng bảng chỉ dẫn rõ ràng để khách tham dự có thể thể hiện thông tin về sản phẩm và dịch vụ của họ. Điều này giúp khuyến khích các cuộc trò chuyện và tương tác trao đổi thông tin giữa các người tham dự.
4. Bổ Nhiệm Một Ban Tiếp Đón
Bổ nhiệm một nhóm “Người Đón Khách” để tiến hành chào đón khách tham dự một cách nồng hậu và nhiệt tình. Thẻ tên nên được chuẩn bị cho tất cả mọi người, đảm bảo rằng mỗi khách đều có thẻ tên với đầy đủ và đúng thông tin. Để tạo môi trường giao lưu sôi nổi, hãy hạn chế sắp xếp ghế ngồi phòng. Điều này sẽ thúc đẩy mọi người chủ động tham gia giao lưu hay đi bắt chuyện nhiều hơn.
5. Thực Hiện Các Phần Giao Lưu
Bắt đầu buổi gặp gỡ với một hoạt động giao lưu ngắn, có thể bao gồm việc tiến hành ghép nhóm ba người mới hoặc tìm người có liên quan đến ngành nghề của nhau để thảo luận về các chiến lược giao lưu hiệu quả nhất cho họ. Những hoạt động hâm nóng bầu không khí này sẽ tạo ra những tương tác có ý nghĩa.
6. Ý Tưởng Mới Lạ Cho Buổi Gặp Gỡ
Tạo sự hứng thú cho sự kiện của bạn bằng cách kết hợp các ý tưởng sáng tạo mới lạ. Ví dụ, tổ chức một phiên “Gặp Gỡ Đối Tác (Kinh Doanh) Phù Hợp Của Bạn”, trong đó, những người tham dự làm trong lĩnh vực chuyên nghiệp tập trung tại các khu vực chỉ định (ví dụ: tài chính, bất động sản, chăm sóc sức khỏe). Hoặc bạn có thể giới thiệu cho họ một góc nhìn mới bằng cách thúc đẩy khách mời rút thăm tên của các cặp đôi nổi tiếng, khuyến khích họ tìm “đối tác” của mình trong quá trình giao lưu (ví dụ: Romeo – Juliet, Mickey Mouse – Minnie Mouse, Lois Lane – Clark Kent, Han Solo – Princess Leia, John Lennon – Paul McCartney).
7. Tập Trung Vào Giao Lưu
Tập trung vào mục tiêu chính và mục đích cơ bản của việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu suốt sự kiện. Mặc dù việc đứng trước đám đông để diễn thuyết thì cũng dễ thu hút, nhưng hãy nhớ rằng duy trì không khí thuận lợi cho các hoạt động giao lưu kết nối chính là ưu tiên hàng đầu.
8. Kết Thúc Hiệu Quả
Khi kết thúc buổi gặp gỡ, hãy dành khoảng mười phút để giới thiệu và phân phát các giải thưởng lúc ban đầu. Hãy tiến hành lời chào kết thúc ngắn gọn, bày tỏ lòng biết ơn về sự tham gia của họ, nhắc lại mục đích giao lưu của sự kiện. Nhớ bắt đầu sự kiện đúng giờ và kết thúc đúng giờ.
Thành công của một buổi gặp gỡ kinh doanh nằm trong khả năng của bạn, từ đó có thể tạo ra môi trường nơi các chuyên gia có thể tham gia, chia sẻ thông tin và tạo ra các kết nối có giá trị. Bằng cách tuân theo những mẹo này, bạn có thể tổ chức một sự kiện có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn và cung cấp một nền tảng cho những người khác mở rộng mạng lưới và hợp tác một cách hiệu quả.
Hãy nhớ rằng, trọng tâm luôn nên là việc giao lưu, và bằng cách ưu tiên mục tiêu này, bạn sẽ có mọi cơ hội để tổ chức một buổi gặp gỡ kinh doanh thành công.
Nếu bạn đã từng tổ chức các buổi gặp gỡ giao lưu trước đây và có thêm mẹo để chia sẻ, hoặc nếu bạn có một câu chuyện thú vị về trải nghiệm của mình khi tổ chức buổi gặp gỡ, xin vui lòng chia sẻ trong phần bình luận.
(Nguồn: Ivan Misner)
